O gerenciamento do estoque da empresa talvez seja uma das tarefas mais importantes e, ao mesmo tempo, mais complexas de ser executada, principalmente quando algumas imprecisões interferindo na sua execução. Nesse artigo vamos elencar alguns dos erros mais comuns na gestão de estoque e vamos compartilhar algumas dicas para que essa operação deixe de ser um problema e passe a ser garantia de sucesso na gestão do negócio.
Não ter um sistema de gestão (ERP) para auxiliar na gestão de estoque
O sistema de gestão (ERP) já possui integração desde o momento da compra do produto, dando entrada nos itens dentro de estoque de forma eletrônica até a saída destes através da emissão do documento fiscal.
Com auxílio do sistema de gestão, o empresário consegue enxergar com facilidade o custo da mercadoria vendida e nortear-se na formação de preços. Isso colabora para tornar o negócio mais competitivo e, claro, otimiza a gestão de estoque.
Na falta de um sistema de gestão, o que se faz necessário e é altamente recomendável é encontrar uma outra forma de fazer a gestão de estoque. Uma alternativa é o uso de planilhas que poderão auxiliar no controle de entrada e saída, indicando saldo daquele produto em determinada data, por exemplo. Contudo, vale lembrar que, os métodos manuais costumam gerar informações equivocadas por conta de erros de digitação.
Não ter um cadastro de produtos atualizado prejudica a gestão de estoque
Cada empresa deve ter seu próprio código para nomear os produtos e, ao comprar mercadorias, esse código deve ser usado para registrar cada novo produto no estoque. A boa gestão de estoque indica que toda vez que esse produto for movimentado, o código com o qual ele foi registrado será usado. Por fim, quando ele deixar o estoque, sua baixa também será feita com base nesse mesmo código. Assim, toda a movimentação do produto ficará registrada de maneira correta.
A falta de gestão de estoque pode afetar o empreendimento economicamente: podem acontecer compras desnecessárias ou em excesso, impactando diretamente no fluxo de caixa da empresa.
Não fazer a contagem frequente do estoque
O inventário periódico deve ser realizado mensalmente para que a informação seja enviada para a contabilidade. Esta, por sua vez, pode gerenciar as informações nos relatórios contábeis, como os balancetes e o balanço anual colaborando para uma boa gestão de estoque.
Há também a necessidade de realizar o levantamento do inventário no final de cada exercício, pois essas informações devem ser declaradas em obrigações acessórias específicas para o Fisco.
A falta de entrega das obrigações acessórias ou mesmo que incompletas podem gerar penalidades que chegam a R$ 1.500,00 (mil e quinhentos reais) por mês-calendário ou fração. Ou seja, a má gestão de estoque mais uma vez interfere nas finanças da empresa.
Algumas dicas para a gestão de estoque
1) Verificar o software de gestão que deve estar apto a gerar as informações sobre estoque atendendo a necessidade da contabilidade e do layout das obrigações acessórias da Receita Federal e Estadual;
2) Rever parâmetros tributários do sistema: operações fiscais, alíquotas de impostos, CST, CFOP, CEST de acordo com NCM;
3) Sanear os cadastros dos produtos/mercadorias com informações adequadas para o devido controle de estoque, como: código interno único por produto, unidade de medida, nomenclatura e NCM;
4) Ajustar os saldos dos estoques de matéria prima, produtos acabados, mercadoria e produtos em poder de terceiro com custo de aquisição unitário já descontado os impostos a recuperar;
5) Revisar ou criar as fichas técnicas de produção garantindo a correta baixa do estoque no momento da produção ou revenda;
6) Aplicar o processo:
6.1 Compras: Dar entrada da mercadoria através do XML, com manifesto da compra no SEFAZ com devido co-relacionamento dos itens com códigos internos e finalidades (uso/consumo, ativo, comercialização, industrialização);
6.2 Vendas: Dar a saída com o código interno correto e acompanhar o saldo do estoque;
6.3 Gestão do saldo do estoque: Acompanhar as operações com terceiros, como exemplo, “remessa para industrialização por terceiros”. E demais operações que movimentem o estoque.
7) Gerar o arquivo do Bloco K e enviar para contabilidade no início de cada mês para que seja analisado e unificado ao arquivo do EFD Fiscal ICMS/IPI e o bloco H em cada exercício encerrado.
Com a gestão de estoque da sua empresa feita de forma eficaz e otimizada será possível produzir relatórios mais profundos sobre a situação do negócio. E, dessa forma, embasar decisões mais estratégicas.
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Esse artigo foi escrito pela Diany Nabeshima que é responsável pela área tributária da R. Monteiro.
