Emitir nota fiscal eletrônica pode parecer uma ação simples. Porém, muitos empresários têm dúvidas sobre esse processo e acabam cometendo uma série de erros que prejudicam a gestão contábil e a organização da empresa. Por isso, neste artigo, vamos explorar quais os seis erros mais comuns ao emitir nota fiscal eletrônica e quais as consequências que esses deslizes podem acarretar para o empreendimento. Acompanhe a leitura até o final!
- Não saber diferenciar os tipos de nota fiscal
É muito comum que, na hora de emitir nota fiscal eletrônica (NF-e), o empresário confunda esse documento com a nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e). A diferença entre esses dois tipos mais comuns de nota fiscal é dada pelo tipo de atividade exercida pela empresa.
A nota fiscal eletrônica (NF-e) é emitida sempre que a venda for feita para o cliente. Já a nota fiscal eletrônica de serviço (NFS-e) é emitida quando um serviço é prestado para o cliente. Se a dúvida envolver os outros tipos de nota fiscal existentes é indicado procurar um contador especialista. Na RMonteiro contamos com um time de profissionais que pode dar todo o suporte para que você compreenda qual nota fiscal deve emitir.
- Confundir nota fiscal eletrônica com DANFE
Outra confusão muito comum quando o empresário vai emitir nota fiscal eletrônica é se equivocar com a diferença da função da NF-e do DANFE. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal (DANFE) não é a mesma coisa que a nota fiscal eletrônica (NF-e).
O DANFE é um pequeno resumo da operação de venda realizada, e por ser resumido é impresso para acompanhar a circulação da mercadoria até seu destino.. Esse tipo de arquivo é comumente enviado nas compras feitas pela internet. Ele não possui validade jurídica, por isso, o DANFE não substitui a nota fiscal
Já a nota fiscal eletrônica (NF-e) é o descritivo com todas as informações sobre a venda. É um documento usado para comprovar uma transação de compra e venda, a emissão da NFe gera um arquivo em Formato XML que contém as informações inclusive de assinatura do documento, o que gera segurança nas transações comerciais.
- Fazer confusão com as datas de emissão e competência
O dia da venda de um produto não é, necessariamente, o mesmo dia em que a nota fiscal dessa venda será emitida e é nessa diferenciação que os empresários erram o que é dia da emissão e dia da competência.
A data da competência é o dia em que o produto foi vendido, já a data da emissão, como o nome indica, é o dia em que a nota foi gerada.
- Reunir várias vendas em uma única nota fiscal eletrônica
Cada venda da sua empresa deve gerar uma nota fiscal. Emitir nota fiscal eletrônica com múltiplas vendas pode gerar problemas com o fisco, inclusive o pagamento de multas. O cliente precisa de documentos separados para, caso queira trocar alguma mercadoria, possa fazer isso de maneira mais simples e prática.
Lembre-se que a nota fiscal eletrônica comprova a venda de um produto, é um documento importante para organizar a sua empresa e atestar a venda para o cliente, inclusive para controle e gerenciamento de estoque.
- Deixar de manifestar recusa da nota fiscal
Emitir nota fiscal eletrônica envolve uma série de etapas e procedimentos. Entre essas ações está o aceite ou a recusa da NF-e e o seu cancelamento. É muito importante acompanhar e informar possíveis recusas da nota fiscal para evitar problemas na gestão financeira da empresa.
Manter essa organização em dia é essencial para a segurança jurídica da empresa. Uma vez que a Secretaria da Fazenda tenha autorizado uma nota, ela não pode mais ser cancelada.
- Não configurar o certificado digital
É primordial que o certificado digital da sua empresa esteja em dia para que você possa emitir nota fiscal eletrônica. Certificado digital expirado impede a emissão da nota e precisa ser reinstalado.
Lembre-se que, no caso da expiração, não só as notas, mas todos os documentos assinados com o certificado digital perdem a validade.
Por isso, mantenha essa identidade digital atualizada. Se você ainda não tem o seu certificado, acesse o site da RMonteiro e conheça as soluções que oferecemos para que a sua empresa possa ter um certificado A1 ou A3. Entenda a sua necessidade e contrate agora a melhor opção.
Como evitar erros a emissão de nota fiscal eletrônica
Para evitar esses e outros erros ao emitir nota fiscal eletrônica é muito importante contar com uma gestão contábil eficaz e otimizada. A RMonteiro oferece BPO financeiro para que você possa terceirizar a gestão das finanças do seu negócio e se concentrar na gestão estratégica do empreendimento. Acesse nosso site, conheça essa e outras soluções e agende uma conversa com o nosso time de atendimento.
