Sempre que falamos de investimentos, gastos ou finanças, existe uma percepção geral de que muitas vezes a redução de custos está atrelada especificamente a não gastar ou não investir um dinheiro em determinado momento.
Mas, considerando a longevidade do negócio, é importante que os cenários sejam analisados sempre comparando o momento de agora que a empresa está passando, um momento a médio prazo e os impactos das decisões que serão tomadas, e também a longo prazo seguindo os critérios.
Ainda que falar desse assunto seja às vezes seja delicado no ambiente corporativo, o mesmo não pode ser tido como um tabu para empresários que buscam rentabilidade nos seus negócios.
Dados, então, os desafios individuais dos negócios, segue uma listagem de quatro itens que podem ajudar você a olhar a redução de custos dentro de sua empresa.
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1. Implantação de processos e procedimentos da qualidade
A busca pela qualidade pode parecer algo que não seja palpável, mas ela traz retorno real e efetivo dentro das empresas. Com a criação de mapeamento de processos e das análises que a qualidade pode proporcionar, é possível trazer um olhar crítico nas empresas.
O mapeamento pode identificar, por exemplo, etapas de processo que são obsoletas ou que não agregam no produto ou prestação de serviço, o que facilita a identificação destes custos que não são tão claros no dia a dia.
É importante ressaltar que, com a qualidade, é possível elencar diversos processos de análises como as não conformidades que darão uma visão de etapas e de correções assertivas para a empresa seguir em melhoria constante.
Isso afeta diretamente os custos, porque aqui você pode perceber ociosidade, algum excesso de compra de material que seja desnecessário ou até algum desperdício de recursos. Entretanto, para sua implantação pode ser necessário um investimento, de médio a longo prazo, para que a redução de custos proporcionados por ela seja consideravelmente satisfatória.
2. Organização no geral
A organização empresarial também é um grande aliado na redução de custos na empresa, porque facilita a definição das metas de crescimento, metas de investimento, de contratação de pessoas, contas a pagar e receber, entre outros.
Mantendo as contas em dia, a empresa não paga correções monetárias, o que também gera economia. Saber os recursos que se tem e onde investir ajuda na assertividade da gestão.
3. Tecnologia e ferramentas
Investir em tecnologia e utilizar as ferramentas contratadas em sua plenitude é uma forma de redução de custos, as quais ajudam o empresário a automatizar processos e controles, o que facilita a gestão e diminui a ociosidade de trabalho, já que é possível ter acesso facilitado e rápido às informações empresariais.
Outro aspecto importante é a digitalização de documentos e processos. A substituição de papéis por arquivos eletrônicos diminui custos com impressão, armazenamento físico e transporte, além de facilitar o acesso e a busca por informações.
4. Indicadores de produtividade
Alinhar dentro da rotina do planejamento empresarial índices de produtividade para dar clareza nas entregas que são realizadas, garantindo que a empresa estabeleça uma meta por área.
Existem diferentes indicadores de produtividade que podem ser aplicados em um negócio, cada um deles direcionado para aspectos específicos das operações. Alguns exemplos comuns incluem:
- Produtividade por colaborador: mede a quantidade de trabalho realizada por cada membro da equipe. Pode ser calculada com base na produção, horas trabalhadas ou outras unidades de medida relevantes.
- Produtividade por hora trabalhada: relaciona a quantidade de trabalho produzida com o tempo dedicado a ele. Permite identificar gargalos de produtividade e áreas que exigem melhorias.
- Produtividade por processo ou setor: analisa a eficiência de determinados processos ou áreas da empresa, comparando a produção ou o desempenho em relação aos recursos empregados.
- Taxa de retrabalho: indica a proporção de trabalho que precisa ser refeito devido a erros ou problemas de qualidade. Uma alta taxa de retrabalho pode indicar falhas nos processos e oportunidades de melhorias.
- Tempo médio de ciclo: refere-se ao tempo necessário para completar um ciclo de trabalho, desde o início até a entrega do produto ou serviço. Medir e reduzir o tempo médio de ciclo é essencial para aumentar a produtividade e a agilidade das operações.
Ao acompanhar e analisar esses indicadores, as empresas podem identificar áreas que necessitam de ajustes e implementar estratégias para otimizar a utilização dos recursos, reduzir desperdícios, eliminar atividades desnecessárias e aprimorar os processos. Isso resulta em maior eficiência, redução de custos operacionais e melhoria da competitividade.
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